Учёт рабочего времени по лицу: от терминала на проходной до табеля в 1С

Бумажный журнал на проходной и охранник с ручкой дают цифры, которым никто не верит. Часы в табеле расходятся с фактом, опоздания всплывают только при конфликте, а спорные дни восстанавливаются по памяти. Компания при этом платит за время, которое никто не считал.

Учёт по лицу закрывает именно это: отметка занимает меньше секунды, отметиться за другого нельзя, а каждая отметка остаётся в системе. Бухгалтер в конце месяца открывает готовый табель, а не собирает записи у охраны.

На входе ставится терминал распознавания лиц: он узнаёт сотрудника по лицу, а при необходимости принимает карту или отпечаток. Одного терминала хватает небольшому офису, на производстве обычно ставят по терминалу на вход и на выход.

Если проход нужно физически ограничить, добавляется турникет или калитка: терминал даёт команду, турникет пропускает одного человека. Без турникета учёт тоже работает, но тогда компания полагается на дисциплину, а не на технику.

Отметки с терминалов собираются в единую базу, а система раскладывает их по сменам: приход, уход, обед, если он отмечается. Дальше считаются часы за день, за смену и за месяц.

График работы задаётся по подразделениям: офис с началом в девять, производство с ночными сменами, магазины со скользящим графиком. Опоздания и переработки считаются от этого графика, а не вручную. Отпуска, больничные и командировки кадровик отмечает в кабинете, и они попадают в тот же табель.

Табель выгружается в 1С обработкой: бухгалтер не переписывает часы руками и не сверяет два файла. Это важный пункт для тех, у кого зарплата уже считается в 1С — учёт времени встраивается в существующий процесс, а не заменяет его.

Для руководителя рядом с табелем есть отчёты: кто на работе прямо сейчас, сколько опозданий за месяц по подразделениям, сколько переработок. Выгрузка в Excel нужна, когда данные идут в кадровую отчётность или во внутренний расчёт премий.

Изображение лица — персональные данные, поэтому учёт строится на согласии работника и на внутреннем документе: положении об учёте рабочего времени. В нём фиксируется, какие данные собираются, зачем и сколько хранятся.

Практика простая: согласие подписывается при приёме на работу или при внедрении системы, а для тех, кто отказывается, оставляют карту или отпечаток. Мы помогаем подготовить формулировки, чтобы у отдела кадров был полный пакет до запуска.

Нужны терминалы на проходных, сеть и питание рядом с ними и небольшой шлюз, который связывает технику с сервером. Терминалы ZKTeco, Dahua и Hikvision подключаются к нашей системе; если они уже стоят, менять их обычно не нужно.

Запуск в компании до ста человек занимает несколько дней: монтаж и настройка, регистрация лиц, перенос списка сотрудников из 1С или Excel, настройка графиков и обучение кадровика. Дальше система работает без обслуживания, а при отключении интернета терминал хранит отметки у себя и передаёт их, когда связь появится.